Araç Takip Programı: Filo Yönetimi Nasıl Kurulur?

Araç takip programı, şirket araçlarının nerede olduğunu gösteren bir harita değil; her aracın kimde olduğunu, ne kadara mal olduğunu ve hangi tarihin yaklaştığını tek kayıtta tutan bir filo yönetim sistemidir. GPS cihazı konumu verir, araç yönetim programı ise o konumu araca, sürücüye ve maliyete bağlar. Beş aracı olan bir şirket bunu Excel ile yürütebilir; yirmi aracı, üç şubesi ve değişen sürücüleri olan bir şirkette muayenesi geçmiş araç, sahibi belli olmayan trafik cezası ve kimsenin açıklayamadığı yakıt faturası kaçınılmaz hâle gelir.

Araç takip programı ile araç yönetim programı aynı şey mi?

Aramalarda iki terim birbirinin yerine kullanılıyor ama iki farklı soruyu cevaplıyorlar. Araç takip, "araç şu an nerede, hangi hızla gidiyor, kontak ne zaman açıldı" sorusudur ve cevabını araca takılan cihaz verir. Araç yönetimi ise "bu araç bu ay bize kaça mal oldu, kimin zimmetinde, muayenesi ne zaman, kaskosu hangi tarihte bitiyor" sorusudur ve cevabını cihaz değil kayıt verir. Çoğu işletme ilk adımda cihaz satın alır, birkaç ay sonra haritaya kimsenin bakmadığını fark eder; çünkü asıl ağrı konum değil, tarih ve maliyet takibidir.

GPS cihazı bir veri kaynağıdır, filo yönetimi değildir. Cihaz "araç 40 dakika durdu" der; o durmanın hangi siparişe, hangi sürücüye ve hangi maliyet kalemine ait olduğunu söyleyen yazılımdır.

Sevkiyat ve teslimat yapan firmalarda aracın üzerindeki yük ve teslim kanıtı ayrı bir konudur; onu nakliye ve lojistik firmaları için yazılım yazısında anlattık. Bu yazı, sektörden bağımsız olarak şirket aracı kullanan her işletmenin ortak sorununu alıyor: aracın kendisini yönetmek.

Kayıt sürücüye değil araca açılır

Filo programının veri modelindeki ilk karar budur. Sürücüler değişir, araç kalır; muayene, kasko, bakım geçmişi ve kilometre çizgisi aracın özelliğidir. Sürücü araca tarih aralığıyla bağlanır: Ahmet 3 Mart ile 18 Nisan arasında, Mehmet 18 Nisan’dan itibaren. Bu bağ zaman damgalı tutulmazsa en sık yaşanan tartışma çözülemez: üç hafta sonra gelen hız cezası ya da otoyol geçiş ihlali o gün aracı kimin kullandığına göre sahiplenilir. "Şu an kimde" bilgisi bu soruyu cevaplamaz, "o tarihte kimdeydi" bilgisi cevaplar.

• Araç kartı: plaka, şasi numarası, model, ruhsat sahibi, mülkiyet tipi (öz mal, uzun dönem kiralık, leasing).
• Zimmet geçmişi: sürücü, başlangıç-bitiş tarihi, teslim ve iadedeki kilometre ve hasar notu.
• Tarih takvimi: muayene, egzoz emisyon, trafik sigortası, kasko, kiralama sözleşmesi bitişi.
• Bakım kaydı: yapılan iş, kilometre, tutar, servis; bir sonraki bakımın tarih ve kilometre eşiği.
• Maliyet kalemleri: yakıt, otoyol-köprü geçişi, ceza, lastik, hasar onarımı, kira bedeli.

Muayene, sigorta ve bakım: tarihi kaçırmamak

Filo yönetiminde en somut kayıp, kaçırılan bir tarihtir. Muayenesi geçmiş araçla yola çıkmak ceza ve trafikten men riski taşır; süresi dolmuş kasko ile yaşanan hasar doğrudan şirketin cebinden çıkar. Program bu tarihleri yalnızca listelemekle yetinmemeli, yaklaşırken sorumlu kişiye görev üretmelidir. Bakımda kural ise ikili eşiktir: belirli bir kilometre ya da belirli bir süre, hangisi önce dolarsa. Az kullanılan bir araç kilometreyi hiç doldurmayabilir ama yağ ve filtre süresi yine dolar. Araç bakım takibini servis tarafından gören oto servis takip programı yazısındaki mantığın aynısı burada filo sahibi tarafından kurulur.

type Vehicle = {
  plate: string;
  odometerKm: number;
  inspectionDue: Date;
  insuranceDue: Date;
  lastServiceKm: number;
  lastServiceDate: Date;
};

const SERVICE_KM = 15000;
const SERVICE_MONTHS = 12;
const WARN_DAYS = 30;

function addMonths(date: Date, months: number): Date {
  const d = new Date(date);
  d.setMonth(d.getMonth() + months);
  return d;
}

function daysBetween(a: Date, b: Date): number {
  return Math.floor((b.getTime() - a.getTime()) / 86400000);
}

export function upcomingTasks(v: Vehicle, today: Date): string[] {
  const tasks: string[] = [];
  if (daysBetween(today, v.inspectionDue) <= WARN_DAYS) tasks.push('inspection');
  if (daysBetween(today, v.insuranceDue) <= WARN_DAYS) tasks.push('insurance');

  const kmLeft = v.lastServiceKm + SERVICE_KM - v.odometerKm;
  const serviceDate = addMonths(v.lastServiceDate, SERVICE_MONTHS);
  if (kmLeft <= 1000 || daysBetween(today, serviceDate) <= WARN_DAYS) {
    tasks.push('service');
  }
  return tasks;
}

Örnekteki eşikler temsilidir; gerçek bakım aralığı aracın üreticisine ve kullanım tipine göre her araç için ayrı alan olarak tutulur. Önemli olan, kilometrenin elle girilen bir sayı değil GPS cihazından ya da yakıt kartından otomatik gelen bir değer olmasıdır. Elle girilen kilometre üçüncü ayda güncellenmemeye başlar ve bakım hatırlatması sessizce bozulur.

Yakıt, otoyol geçişi ve ceza: maliyet nereye yazılır?

Filonun asıl maliyeti alış fiyatı değil, işletme giderleridir ve bu giderler dağınık kaynaklardan gelir: yakıt kartı ekstresi, otoyol-köprü geçiş bildirimleri, trafik cezası tebligatları, servis faturaları. Program bu kalemleri içeri aldığında iki rapor anlam kazanır: araç başına kilometre maliyeti ve sürücü başına ihlal geçmişi. Yakıt tarafında en işe yarayan kontrol basittir: yakıt kartındaki alım ile GPS’in o gün katettiği mesafe uyumlu mu? Uyumsuzluk her zaman suiistimal değildir, ama açıklanması gereken bir sapmadır.

• Yakıt kartı ve otoyol geçiş verisi dosya ya da servis üzerinden düzenli alınmalı; elle girişe dayanan maliyet raporu güvenilmez.
• Ceza kaydı tarih ve saatle girilir, sistem o anki zimmet kaydından sürücüyü otomatik bulur.
• Hasar kaydı fotoğraf, tutanak ve sigorta dosya numarasıyla araca bağlanır.
• Kilometre maliyeti araç tipine göre karşılaştırılır; aynı modelin iki aracı arasındaki büyük fark bakım ya da kullanım sorununa işaret eder.

Konum verisi ve çalışan mahremiyeti

Araç konumu, aracı kullanan kişinin konumudur; bu yüzden kişisel veri olarak değerlendirilir. Pratikte üç ilke yol gösterir: amaç baştan yazılı belirlenir (güvenlik, maliyet, operasyon), çalışan bilgilendirilir ve mesai dışı özel kullanıma izin verilen araçlarda konumun nasıl ele alınacağı açıkça kurala bağlanır. Saklama süresi de tanımlanmalıdır; yıllarca biriken dakika dakika konum geçmişi hem risk hem maliyettir. Ayrıntısı için KVKK uyumlu yazılım yazımıza bakabilirsiniz. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; uygulamayı hukuk danışmanınızla teyit edin.

Hazır paket mi, özel yazılım mı?

GPS cihazı satan firmaların çoğu bir panel de verir ve küçük filolar için bu yeterli olabilir. Özel yazılım genellikle şu durumlarda anlam kazanır; en az ikisi varsa ciddi biçimde değerlendirin:

• Filoda farklı marka cihazlar ya da cihazsız araçlar var ve hepsinin tek ekranda görünmesi gerekiyor.
• Araç maliyetinin muhasebe, İK ya da ERP sistemine otomatik akması isteniyor.
• Zimmet, onay ve ceza yansıtma kuralları şirkete özgü (şube bazlı bütçe, sürücüye yansıtma politikası).
• Araçlar başka bir iş sürecinin parçası: saha ekipleri, servis teknisyenleri ya da kiralama.

Karar vermeden önce mevcut cihazın verisini dışa verip vermediğini sorun: API ya da düzenli veri çıkışı varsa cihazı değiştirmeden üzerine yönetim katmanı kurulabilir. Bu bağlantıların nasıl kurulduğunu API entegrasyonu nedir yazısında anlattık; genel karar çerçevesi için özel yazılım mı hazır çözüm mü yazısına bakabilirsiniz. Araçları sahada iş yapan ekipler kullanıyorsa teknik servis takip programı ile aynı sistemde kurmak çift veri girişini önler.

Sonuç

İyi bir araç takip programı haritayla değil takvimle başlar: her aracın kartı, zimmet geçmişi, yaklaşan tarihleri ve maliyet kalemleri tek kayıtta durduğunda GPS verisi de anlam kazanır. Kaydı araca açın, sürücüyü tarih aralığıyla bağlayın, bakımı kilometre ve süre eşiğiyle izleyin ve maliyeti dosyadan değil kaynaktan alın. Filonuz için yönetim sistemi planlıyorsanız kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da teklif alın.