Bilgisayar teknik servis programı, müşterinin tezgâha bıraktığı cihazı kabul anından teslim anına kadar izleyen servis takip yazılımıdır: cihaz kabul formu, seri numarasıyla kayıt, arıza tespiti, fiyat onayı, parça, garanti ve teslim tek kayıtta durur. Bilgisayar, telefon, tablet, yazıcı ya da küçük ev aleti tamir eden her serviste temel sorun aynıdır: rafta onlarca cihaz vardır ve "benim cihazım ne durumda" telefonu gün boyu çalar. İyi bir program bu telefonu azaltır, kaybolan ve karışan cihazı sıfırlar, onaysız işin tahsil edilemediği tartışmayı bitirir.
Atölye servisi ile saha servisi farklı yazılım ister
"Servis takip programı" aramasının arkasında iki farklı iş modeli vardır. Sahaya giden servis (kombi, klima, asansör) teknisyeni müşterinin adresine gönderir; orada rota, yol süresi ve randevu penceresi belirleyicidir ve bunu teknik servis takip programı yazısında anlattık. Atölye servisinde ise cihaz size gelir. Yol yoktur ama raf vardır: cihaz günlerce, bazen haftalarca sizde kalır, parça bekler, onay bekler. Bu yüzden atölye servisinin çekirdeği takvim değil, cihazın emanet olarak alındığı andan itibaren kesintisiz izidir. Araç tamir eden servislerin kendine özgü ihtiyaçları için oto servis takip programı yazısına bakabilirsiniz.
Atölye servisinde müşteriye ait bir malı emanet alırsınız. Programın ilk görevi tamiri yönetmek değil, emanetin hangi durumda alındığını ve kime teslim edildiğini kanıtlamaktır.
Cihaz kabul formu: tartışmaların çoğu burada önlenir
Teslimde yaşanan "bu çizik önceden yoktu" ya da "şarj aletini de bırakmıştım" tartışmalarının tamamı kabul anında eksik bırakılan bir alandan doğar. Kabul ekranı hızlı olmalı ama şu alanlar atlanamamalıdır:
- Cihaz kimliği: marka, model ve seri numarası ya da IMEI; kayıt müşteriye değil cihaza açılır, aynı müşterinin iki cihazı iki ayrı geçmiştir.
- Fiziksel durum: mevcut çizik, kırık, eksik vida; kamerayla çekilmiş, zaman damgalı fotoğraf.
- Teslim alınan aksesuarlar: şarj aleti, kılıf, hafıza kartı, çanta; listeden işaretlenir.
- Müşterinin beyan ettiği arıza: müşterinin kendi cümlesiyle; teknisyenin tespiti ayrı alandır.
- Veri ve şifre: verinin yedeklenmesi istenip istenmediği, ekran kilidi bilgisinin nasıl alındığı ve ne zaman silineceği.
- Onay ve imza: servis koşulları, bekleme süresi ve teslim alınmayan cihaz politikası; ekranda imza ya da SMS onayı.
Kabulün sonunda müşteriye bir servis numarası ve takip bağlantısı verilir, cihaza aynı numaralı etiket ya da QR kod yapıştırılır. Raftaki cihaz ile ekrandaki kayıt arasındaki tek bağ bu etikettir; etiketsiz cihaz, servisin en sık kaybolan cihazıdır.
Durum takibi ve müşteri bildirimi
Müşterinin aradığı her seferde bir çalışan işi bırakıp rafa gider. Bunu azaltmanın yolu durumları sabitlemek ve her durum değişikliğinde müşteriye otomatik bildirim göndermektir. Durumlar az ve net olmalıdır: kabul edildi, inceleniyor, onay bekliyor, parça bekliyor, onarımda, test ediliyor, teslime hazır, teslim edildi. Bildirim kanalı SMS ya da WhatsApp Business API olabilir; müşteri servis numarasıyla durumu kendisi de sorgulayabilmelidir.
type Status =
| 'received'
| 'diagnosing'
| 'awaitingApproval'
| 'awaitingParts'
| 'repairing'
| 'testing'
| 'ready'
| 'delivered';
const allowed: Record<Status, Status[]> = {
received: ['diagnosing'],
diagnosing: ['awaitingApproval', 'ready'],
awaitingApproval: ['awaitingParts', 'repairing', 'ready'],
awaitingParts: ['repairing'],
repairing: ['testing'],
testing: ['repairing', 'ready'],
ready: ['delivered'],
delivered: [],
};
export function changeStatus(current: Status, next: Status): Status {
if (!allowed[current].includes(next)) {
throw new Error(`Invalid transition: ${current} -> ${next}`);
}
return next;
}Geçiş tablosu basit görünür ama önemli bir kuralı zorlar: cihaz müşteri onayı olmadan onarıma giremez. Onay bekliyor durumundan çıkış yalnızca onay ya da ret ile olur; ret durumunda cihaz onarım yapılmadan teslime hazır hâle gelir ve varsa inceleme ücreti kayda geçer.
Fiyat onayı sistem içinde alınmalı
Arızanın kapsamı cihaz açılmadan çoğu zaman bilinemez; bu yüzden fiyat kabul anında değil inceleme sonrasında belirlenir. Telefonda alınan sözlü onay, teslimde fatura tartışmaya açıldığında kanıt değildir. Program müşteriye kalem kalem fiyatı bağlantıyla göndermeli, onayı zaman damgasıyla kaydetmeli ve reddedilen kalemi de silmeden tutmalıdır. Onarım sırasında ikinci bir arıza çıkarsa bu yeni bir kayıt değil, aynı servis kaydına eklenen ve yeniden onaya giden bir kalemdir.
Parça, stok ve garanti
Kullanılan parça servis kaydına işlendiği anda stoktan düşmelidir; parçanın seri numarası varsa o da kayda geçer. Garanti iki yönlüdür: cihazın üretici garantisinin devam edip etmediği kabulde kontrol edilir, servisin kendi işçilik ve parça garantisi ise teslim tarihinden başlar. Garanti kapsamında geri gelen cihaz yeni müşteri kaydı olarak değil, önceki servis kaydına bağlı bir garanti işlemi olarak açılmalıdır; aksi hâlde hangi onarımın tekrar ettiği hiçbir zaman görülmez. Stok tarafının genel mantığı için stok takip programı mı özel yazılım mı yazısına bakabilirsiniz.
Müşteri verisi ve KVKK
Bilgisayar ve telefon servisi müşterinin cihazındaki kişisel verilere fiziksel erişim kazanır. Bu yüzden üç kural programa gömülmelidir: ekran kilidi ya da şifre bilgisi düz metin olarak servis notlarına yazılmaz ve teslimde silinir, veri yedeği alınıyorsa ne zaman imha edileceği kayıtlıdır, cihaz geçmişini yalnızca yetkili personel görür. Ayrıntısı için KVKK uyumlu yazılım yazımıza bakabilirsiniz. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir.
Hazır paket mi, özel yazılım mı?
Tek tezgâhlı küçük bir servis için hazır bir servis programı çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım genellikle şu durumlarda anlam kazanır; en az ikisi varsa ciddi biçimde değerlendirin:
- Birden fazla şube ya da kabul noktası var ve cihazlar merkez atölyeye taşınıyor.
- Kurumsal müşterilere ya da bayilere toplu servis veriliyor ve fatura onlara kesiliyor.
- Üretici ya da distribütör garanti portallarıyla, muhasebeyle veya e-faturayla entegrasyon gerekiyor.
- Müşteriye kendi markanızla takip ekranı ya da mobil uygulama sunmak istiyorsunuz.
Hangi yolu seçerseniz seçin, servis geçmişinin dışa aktarılabildiğinden emin olun; yıllar içinde birikmiş cihaz geçmişi servisin en değerli verisidir. Karar çerçevesi için özel yazılım mı hazır çözüm mü yazısına, muhasebe bağlantısı için muhasebe programı entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.
Sonuç
Bilgisayar teknik servis programının değeri tamir ekranında değil, emanetin izinde yatar: kayıt cihaza seri numarasıyla açılır, kabulde fotoğraf ve aksesuar listesi alınır, durum değişiklikleri müşteriye kendiliğinden gider, fiyat onayı sistemin içinde kaydedilir ve garanti işlemi önceki servis kaydına bağlanır. Servisiniz için takip sistemi planlıyorsanız kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da teklif alın.