İzin Takip Programı: Yıllık İzin ve Onay Akışı

İzin takip programı, çalışanların yıllık izin, mazeret ve ücretsiz izin taleplerini toplayan, yönetici onayından geçiren ve her çalışanın kalan izin bakiyesini anlık gösteren yazılımdır. Kısaca: Excel tablosundaki "kalan gün" sütununun yerine, her hareketin kaydı tutulan ve kimsenin elle değiştiremediği bir izin defteri koyar. Doğru kurulduğunda İK’ya gelen "kaç günüm kaldı?" sorusu biter, onaylanan izin de PDKS ve bordroya kendiliğinden gider.

İzin takip programı ne işe yarar?

E-posta ve tabloyla yürüyen izin süreci üç yerde aksar: talep kimin onayında bekliyor bilinmez, aynı ekipten üç kişi aynı haftaya izin alır ve fark edilmez, yıl sonunda bakiyeler tutmaz. Program bu üç sorunu tek ekranda çözer.

• Çalışan talebi telefondan ya da tarayıcıdan açar, kalan bakiyesini talep anında görür.
• Talep doğrudan bağlı olduğu yöneticiye düşer; yönetici izindeyse vekiline yönlendirilir.
• Ekip takvimi aynı tarihlerde kimlerin izinde olduğunu onaydan önce gösterir.
• Onaylanan izin bakiyeden düşer, puantaja ve bordroya aktarılır.
• İK yıl sonunda devreden izinleri ve kullanılmayan bakiyeleri tek raporda görür.

İzin bakiyesi neden tek bir alan olmamalı?

En sık yapılan hata, çalışan kartına "kalan izin: 12" diye tek bir sayı yazmaktır. Bu sayı birisi elle düzelttiğinde, bir talep iptal edildiğinde ya da hakediş yanlış hesaplandığında sessizce bozulur ve neden bozulduğunu kimse bilemez. Doğru model, bakiyeyi bir hareket defterinin toplamı olarak hesaplamaktır: hakediş artı yazar, onaylanan izin eksi yazar, düzeltme gerekçesiyle ayrı satır olarak girer. Hiçbir satır silinmez; hata ters kayıtla düzeltilir.

İzin bakiyesi saklanmaz, hesaplanır: hakediş, kullanım ve düzeltme ayrı satırlardır ve hiçbir satır silinmez. "Bu sayı neden böyle?" sorusunun cevabı her zaman defterde durur.

Aşağıdaki örnekte bakiye defterden hesaplanıyor ve onay bekleyen talepler bakiyeden ayrılıyor. Böylece aynı çalışan aynı kalan günleri iki ayrı taleple harcayamaz.

type LeaveEntry = {
  employeeId: string;
  days: number; // + accrual or correction, - approved leave
  reason: 'accrual' | 'leave' | 'correction' | 'carry_over';
  requestId: string | null;
  createdAt: Date;
};

// The balance is never stored as a single field; it is the sum of the ledger.
function balance(entries: LeaveEntry[], employeeId: string): number {
  return entries
    .filter((e) => e.employeeId === employeeId)
    .reduce((sum, e) => sum + e.days, 0);
}

// Pending requests reserve days so two requests cannot spend the same balance.
function canRequest(
  entries: LeaveEntry[],
  pendingDays: number,
  employeeId: string,
  requestedDays: number,
): boolean {
  return balance(entries, employeeId) - pendingDays >= requestedDays;
}

Talep ve onay akışı nasıl kurulur?

Onay akışı kâğıt üzerinde basit görünür, ama kuralları yazılmadan kodlanırsa istisnalarla dolar. Kurulumdan önce şu soruların yazılı cevabı olmalı: Talep kaç aşamalı onaydan geçer? Yönetici yoksa kime gider? Geçmiş tarihli izin girilebilir mi, girilebiliyorsa kim girer? Onaylanmış izin iptal edilirse bakiye nasıl geri yazılır?

Yetkiler de baştan ayrılmalı. Çalışan yalnızca kendi taleplerini, yönetici yalnızca kendi ekibini, İK ise herkesi görür; düzeltme kaydını yalnızca İK girer. Bu ayrım kullanıcı rolleri ve yetkilendirme (RBAC) ile kurulur. Bekleyen talepler için hatırlatma ve yıllık hakediş satırlarının yazılması gibi işler zamanlanmış görevlerle (cron job) çalışır; aynı dönem için hakediş iki kez yazılmamalıdır.

Yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?

Yıllık izin süresi Türkiye’de İş Kanunu’na göre çalışanın kıdemine ve yaşına göre değişir; ayrıca toplu sözleşme ya da şirket politikası kanunun üstünde gün tanıyabilir. Bu yüzden süreler koda gömülmemeli, tarihli bir kural tablosunda tutulmalı ve tablo İK ile hukuk danışmanı tarafından onaylanmalıdır. Kural değişirse eski dönemlerin hesabı eski kuralla kalır, yenisi değişiklik tarihinden itibaren uygulanır.

İzin günü sayımı da ayrı bir karardır: hafta sonu ve resmi tatiller izin gününden düşülür mü, vardiyalı çalışanda izin günü takvim günü mü yoksa planlı iş günü mü sayılır? Vardiyalı yapılarda bu cevap vardiya planlama programı ile aynı veriye dayanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; süre ve sayım kurallarını kendi danışmanınızla netleştirin.

PDKS, bordro ve diğer sistemlerle bağlantı

İzin programı tek başına yaşamaz. Onaylanan izin, giriş çıkış sisteminde o gün için "devamsızlık" yerine "izinli" olarak görünmelidir; aksi hâlde personel takip programı (PDKS) aynı günü eksik gün sayar. Bordroya ise yalnızca onaylanmış ve dönemi kapanmış izinler gider; aktarım muhasebe ve bordro entegrasyonu üzerinden, dönem kilitlendikten sonra yapılır.

Sağlık raporu gibi belgeler özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Belgeye yalnızca İK erişmeli, yönetici yalnızca "raporlu" bilgisini görmeli ve belgeler belirlenen saklama süresi sonunda silinmelidir. Genel ilkeler için KVKK uyumu yazımıza bakabilirsiniz.

Hazır izin programı mı, özel yazılım mı?

Tek lokasyonlu, standart çalışma saatli bir şirket için hazır bir İK yazılımının izin modülü çoğu zaman yeterlidir. Özel geliştirme şu durumlarda anlam kazanır: farklı toplu sözleşmelere bağlı birden çok çalışan grubu, vardiyalı ve proje bazlı çalışma, kendi PDKS ya da ERP sisteminizle sıkı entegrasyon, ya da hazır ürünün onay akışına sığmayan çok aşamalı onaylar. Kararı verirken özel yazılım mı hazır çözüm mü yazısındaki ölçütler işe yarar; hangisini seçerseniz seçin, verinin tamamını dışa aktarabildiğinizden emin olun.

Sonuç

İyi bir izin takip programı bakiyeyi defterden hesaplar, onay akışını ve yetkileri yazılı kurallara bağlar, izin sürelerini tarihli bir tabloda tutar ve onaylanan izni PDKS ile bordroya kendiliğinden aktarır. İzin ve personel süreçlerinizi birlikte tasarlamak isterseniz kurumsal çözümler sayfamıza göz atabilir ya da teklif alabilirsiniz.