Freelancer oder Softwarefirma? Was wann passt

Freelancer oder Softwarefirma? Die kurze Antwort: ein Freelancer für eine kurze, klar beschriebene Aufgabe in einer einzigen Disziplin; eine Softwarefirma für ein Projekt, das länger als etwa drei Monate dauert, mehrere Fachgebiete braucht und nach dem Go-live gewartet werden muss. Die eigentliche Frage lautet nicht, wer günstiger ist, sondern wer noch da ist, wenn die Arbeit abgenommen wurde und etwas ausfällt. In diesem Beitrag vergleichen wir beide Optionen fair, geben Ihnen einen Entscheidungstest mit fünf Fragen und listen die Punkte auf, die Sie in beiden Fällen absichern. Es sind dieselben Fragen, die wir unseren Kunden bei Projekten für individuelle Software stellen.

Worin liegt der eigentliche Unterschied zwischen Freelancer und Softwarefirma?

Auf dem Preisblatt wirkt der Unterschied einfach: Ein Freelancer ist eine Person ohne Büro- und Teamkosten, der Stundensatz ist niedriger. Eine Firma trägt Projektleitung, Design, Qualitätssicherung und Infrastruktur, und das steht im Angebot. Was Sie aber kaufen, sind nicht Stunden, sondern Kontinuität. Weil ein Freelancer eine einzelne Person ist, steht Ihr Projekt still, wenn er im Urlaub ist, krank wird oder einen besser zahlenden Auftraggeber findet. In der Softwarebranche heißt das Bus-Faktor: Was passiert, wenn die einzige Person, die das Projekt kennt, eines Morgens nicht mehr erreichbar ist? In einer Firma geht der Code durch mehrere Hände, die Arbeit läuft weiter, auch wenn jemand ausscheidet; der Preis dafür ist der Gemeinkostenanteil.

Das macht den Freelancer nicht zur schlechten Wahl. Bei der richtigen Aufgabe ist ein Freelancer schneller, flexibler und wirtschaftlicher, weil keine Zwischenebenen existieren: Sie sprechen direkt mit der Person, die die Arbeit macht. Bei der falschen Aufgabe wird aus dem günstigsten Angebot das teuerste Projekt.

Wann ist ein Freelancer die richtige Wahl?

Für Aufgaben wie diese ist ein Freelancer meist die richtige Antwort:

• Ein Onepager oder eine Landingpage für eine Kampagne: Der Umfang ist klar, und mit der Abnahme ist die Sache erledigt.
• Designarbeiten in einer Disziplin, etwa Logo, Benutzeroberfläche oder Präsentationsvorlage.
• Einen konkreten Fehler auf einer bestehenden Website beheben, ein Plugin installieren, ein Formular anbinden.
• Ein einmaliges Skript, das Daten migriert, einen Bericht erzeugt oder einen Dienst mit einem anderen verbindet.
• Eine kleine, unabhängige Aufgabe an einem System mit bestehendem Wartungsvertrag, die außerhalb von dessen Umfang liegt.

Der gemeinsame Nenner: Die Aufgabe ist kurz, das Wissen einer Person reicht aus, und das Gewünschte lässt sich schriftlich beschreiben. Dafür eine Firma zu beauftragen ist, als würde man eine Kolonne rufen, um eine Schraube anzuziehen. Achten Sie bei der Auswahl eines Freelancers auf das Portfolio, prüfen Sie, ob die Referenzprojekte noch online sind, und fragen Sie, ob er nach der Übergabe erreichbar bleibt.

Wann brauchen Sie eine Softwarefirma?

Wenn sich das Projekt über Monate erstreckt, wenn Sie eine mobile App zusammen mit Backend und Admin-Panel wollen und wenn nach dem Go-live Absturzbehandlung, Sicherheitsupdates und Serverüberwachung weiterlaufen, kann eine einzelne Person das nicht in gleichbleibender Qualität tragen. Eine Firma liefert an diesem Punkt drei Dinge: Projektleitung, die mehrere Disziplinen unter einem Dach koordiniert, Wissen, das den Weggang einer Person überlebt, und eine Wartungszusage, die sich vertraglich binden lässt. Für die Auswahl der Firma helfen die zehn Kriterien in Wie wählt man die richtige Softwarefirma; für die getrennte Entscheidung zwischen externem Team und eigenem Aufbau lesen Sie Software-Outsourcing oder eigenes Team.

Der Entscheidungstest mit fünf Fragen

Wenn Sie unsicher sind, beantworten Sie diese fünf Fragen mit Ja oder Nein:

• Wird das Projekt länger als etwa drei Monate dauern?
• Braucht es mehr als eine Disziplin (zum Beispiel Mobile + Backend + Design)?
• Wird nach dem Go-live Wartung, Weiterentwicklung oder ein SLA nötig sein?
• Ist das Budget von einem Unternehmen geplant und freigegeben, läuft die Ausgabe also durch die Entscheidungswege einer Organisation?
• Brauchen Sie für Vertrag, Rechnungsstellung, DSGVO-Auftragsverarbeitung und Datenverantwortung ein Unternehmen als Gegenüber?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen für eine Softwarefirma. Bei ein oder zwei Ja reicht meist ein Freelancer; bei null Ja ist eine Firma wahrscheinlich unnötiger Aufwand.

Die Fragen vier und fünf fehlen in den meisten Ratgebern, in der Praxis bereiten sie aber die meisten Probleme. Wird die Arbeit aus einem Firmenbudget bezahlt, verlangt die Buchhaltung ordentliche Rechnungen, die Rechtsabteilung einen Vertrag, und für personenbezogene Daten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Ein einzelner Freelancer kann einen Teil davon leisten, die Haftung einer juristischen Person ist jedoch etwas anderes. Was in den Vertrag gehört, haben wir Punkt für Punkt in Softwareentwicklungsvertrag beschrieben.

Das Hybridmodell: beide kombinieren

Die Entscheidung muss nicht binär sein. Die zwei Hybridmodelle, die wir am häufigsten sehen: Erstens baut eine Firma das Kernsystem und bringt es live; danach übernimmt ein Freelancer Ihres Vertrauens kleine Änderungen, Inhaltspflege und kleinere Ergänzungen. Das senkt die Wartungskosten und hält im Hintergrund ein Team, das die Architektur kennt. Zweitens vergeben Sie die Arbeit von Anfang an an einen Freelancer, legen aber einen schriftlichen Notfallplan an: Der Code liegt in Ihrem Repository, er ist dokumentiert, und eine Firma oder ein zweiter Entwickler, der bei Ausfall übernimmt, ist vorab benannt. Steht dieser Plan nicht auf Papier, existiert er nicht.

Wie schützen Sie sich in beiden Fällen?

Ob Freelancer oder Firma: Fast jede schlechte Erfahrung entsteht aus denselben wenigen Versäumnissen. Halten Sie vor dem Start Folgendes schriftlich fest:

• Quellcode und sämtliche Konten auf Ihren Namen: Domain, Hosting, Cloud-Konto, Apple- und Google-Entwicklerkonten, Zahlungsanbieter. Der Entwickler erhält Zugriff als berechtigter Nutzer, nicht als Inhaber.
• Ein schriftlicher Leistungsumfang: was gemacht wird und was nicht. Auch, wie Wünsche außerhalb des Umfangs bepreist werden. Ein Briefing für das Softwareprojekt ist der kürzeste Weg zu einem guten Umfang.
• Gestaffelte Zahlungen, an Lieferungen gebunden: Anzahlung, Zwischenlieferungen und Schlusszahlung nach Abnahme. Gebunden an gelieferte Arbeit, nicht an den Kalender.
• Eine Definition of Done: auf welchen Geräten, in welchen Szenarien und nach welchen Abnahmekriterien die Arbeit als fertig gilt.
• Ein Übergabedokument: Installationsschritte, Umgebungsvariablen, Drittanbieterdienste, bekannte Grenzen. Damit der nächste Entwickler nicht bei null anfängt.

Woher kommt der Kostenunterschied?

Lesen Sie die Differenz zwischen zwei Angeboten als Positionen, nicht als Zahl. Im Angebot einer Firma stehen meist, im Angebot eines Freelancers meist nicht: Projektleitung und regelmäßiges Reporting, unabhängige Tests, Code-Review, ein zweiter Entwickler als Vertretung, ein Supportfenster nach dem Start, Dokumentation und vertragliche Haftung. Brauchen Sie einige dieser Positionen nicht, ist der Freelancer tatsächlich günstiger. Brauchen Sie sie und sie fehlen im Angebot, kommen sie später als eigene Rechnung zurück. Wie die Positionen entstehen, haben wir in Kosten individueller Software und für die Zeit nach dem Start in Wartungskosten einer Website ausführlich beschrieben.

Das günstigste Angebot ist dasjenige, das annimmt, dass nichts schiefgeht. Suchen Sie beim Vergleich das Angebot, das die Frage „Was passiert, wenn etwas schiefgeht?“ beantwortet.

Fazit

Auf die Frage Freelancer oder Softwarefirma gibt es keine einzige richtige Antwort; sie hängt von Dauer, Anzahl der Disziplinen, Wartungsbedarf und der Notwendigkeit eines Unternehmens als Gegenüber ab. Wählen Sie bei einer kurzen, klaren Aufgabe ruhig den Freelancer, arbeiten Sie bei einem langen, vielteiligen Projekt mit einer Firma und bauen Sie dazwischen ein Hybridmodell. Was auch immer Sie wählen: Code, Konten und Umfang gehören auf Ihren Namen. Wenn Sie gemeinsam klären möchten, auf welche Seite Ihr Projekt fällt, lernen Sie unser Team kennen oder fordern Sie ein Angebot an; ist der Umfang eine Aufgabe für einen Freelancer, sagen wir Ihnen das offen.