Cari Hesap Takip Programı: Alacak ve Tahsilat Rehberi

Cari hesap takip programı, müşterilerinize ve tedarikçilerinize ait her borç ve alacak hareketini tek yerde tutan, kimin ne kadar borcu olduğunu, bu borcun ne zaman vadesinin geldiğini ve tahsilatın hangi aşamada olduğunu gösteren sistemdir. Dört parçadan oluşur: her hareketi silinmeyen bir kayıt olarak tutan bir cari defter, vadeye göre gruplanan bir yaşlandırma raporu, vadesi yaklaşan ve geçen alacak için hatırlatma akışı ve karşı tarafla bakiyeyi karşılaştıran mutabakat. Excel tablosu ilk müşterilerde yeterlidir; vadeli satış ve kısmi ödeme arttığında “bu müşteri bize gerçekte ne kadar borçlu” sorusunun cevabı kişiden kişiye değişmeye başlar. Bu yazıda doğru veri modelini, tahsilat akışını, muhasebe programıyla iş bölümünü ve hazır program mı özel yazılım mı kararını anlatıyoruz. Kurumsal çözümler kapsamında alacak takibi kurduğumuz müşterilerle önce bu başlıkları konuşuyoruz.

Cari hesap takibi muhasebe programıyla aynı şey mi?

Kısmen. Muhasebe programı resmi kaydı tutar: yevmiye, mizan, vergi beyanları. Cari hesap takibi ise operasyonun sorusunu cevaplar: satış ekibi yeni sipariş açmadan önce müşterinin açık bakiyesini, finans ekibi bu hafta kimi araması gerektiğini görmek ister. Küçük bir işletmede muhasebe programının cari modülü yeterli olabilir. Satış, sevkiyat ve tahsilat farklı ekiplerdeyse ve bu ekipler muhasebe programına erişmiyorsa ayrı bir cari ekranı gerekir. Doğru kurulumda iki sistem rakip değildir: faturalar ve tahsilatlar muhasebeye aktarılır, cari ekranı ise operasyona görünürlük verir. Aktarımın nasıl kurulduğunu muhasebe programı entegrasyonu yazısında, faturanın kendisini ise e-fatura entegrasyonu yazısında anlattık.

Çekirdek: bakiye bir alan değil, hareket defteridir

Cari takip programlarının en sık yanlış kurulan parçası bakiyedir. Müşteri kartına bir “bakiye” sütunu eklemek ve her fatura ile tahsilatta bu sayıyı güncellemek ilk ay çalışır; ama bir güncelleme yarıda kaldığında ya da iki kullanıcı aynı anda işlem yaptığında sayı sessizce bozulur ve neden bozulduğunu gösteren bir iz kalmaz. Doğru model, her faturayı, tahsilatı, iadeyi ve düzeltmeyi ayrı bir hareket olarak kaydetmektir. Bakiye bu hareketlerin toplamıdır. Hatalı bir hareket silinmez, ters kayıtla düzeltilir. Tutarlar ondalık sayı olarak değil kuruş cinsinden tamsayı olarak saklanır, yoksa yuvarlama farkları birikir. Aşağıdaki örnek bakiyeyi ve vadesi geçen tutarı hareketlerden hesaplıyor.

type LedgerEntry = {
  accountId: string;
  kind: 'invoice' | 'payment' | 'credit_note' | 'adjustment';
  amountMinor: number; // borç pozitif, alacak negatif (kuruş)
  dueDate?: Date;
  postedAt: Date;
};

export function summarize(entries: LedgerEntry[], today: Date) {
  const balance = entries.reduce((sum, e) => sum + e.amountMinor, 0);

  // Ödemeler önce en eski vadeli faturayı kapatır (FIFO).
  let credit = -entries
    .filter(e => e.amountMinor < 0)
    .reduce((sum, e) => sum + e.amountMinor, 0);

  let overdueMinor = 0;
  const invoices = entries
    .filter(e => e.amountMinor > 0)
    .sort((a, b) => (a.dueDate?.getTime() ?? 0) - (b.dueDate?.getTime() ?? 0));

  for (const inv of invoices) {
    const covered = Math.min(credit, inv.amountMinor);
    credit -= covered;
    const open = inv.amountMinor - covered;
    if (open > 0 && inv.dueDate && inv.dueDate < today) overdueMinor += open;
  }

  return { balance, overdueMinor };
}

Cari hesaptaki hiçbir hareket silinmez, yalnızca ters kayıtla düzeltilir. Bakiyesini hareketlerden hesaplayan sistem, bir yıl sonra “bu rakam nereden çıktı” sorusuna tartışmasız cevap verebilen tek sistemdir.

Vade ve yaşlandırma raporu

Toplam bakiye, tahsilat ekibine kimi önce araması gerektiğini söylemez. Bunu yaşlandırma raporu söyler: açık alacaklar vadesine göre gruplara ayrılır ve her müşteri için hangi tutarın ne kadar süredir beklediği görünür. Raporun güvenilir olması için şu kuralların baştan konması gerekir:

• Her faturanın kendi vade tarihi olur; vade müşteri kartındaki genel koşuldan kopyalanır ama faturada değiştirilebilir.
• Tahsilat hangi faturayı kapattığını bilir. Kullanıcı seçmezse en eski vadeli faturadan başlanır.
• Gruplar sabittir (vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ gün) ve tüm raporlarda aynı kullanılır.
• Döviz cinsinden cariler kendi para biriminde izlenir; kur farkı ayrı bir hareket olarak yazılır.
• Rapor, belirli bir tarih itibarıyla yeniden üretilebilir; geçen ayın sonundaki durum sonradan bozulmaz.

Tahsilat hatırlatması ve takip akışı

Tahsilatın büyük kısmı hatırlatmayla gelir, hatırlatmanın da düzenli olması gerekir. Program her sabah çalışan zamanlanmış bir görevle vadesi yaklaşan ve geçen faturaları bulur, müşteriye e-posta ya da WhatsApp mesajı gönderir ve gönderimi cari kartına not olarak yazar; aynı fatura için aynı gün ikinci mesaj gitmez. Bu görevin güvenli kurulmasını cron job, mesaj kanalını WhatsApp Business API entegrasyonu yazısında anlattık. Mesajdaki ödeme bağlantısıyla yapılan ödeme, ödeme sağlayıcısından gelen bildirimle tahsilat hareketi olarak otomatik işlenir; bu bildirimin doğrulanması webhook yazısının konusu. Vadesi uzun süre geçen müşteriler ise otomatik mesajdan çıkıp bir kişiye görev olarak atanır.

Cari mutabakat ve kredi limiti

Mutabakat, sizin kayıtlarınızdaki bakiyenin müşterinin kayıtlarıyla aynı olup olmadığının belirli bir tarih itibarıyla teyit edilmesidir. Program mutabakat mektubunu hareket dökümüyle birlikte üretir, karşı tarafın onayını ya da itirazını kaydeder; itiraz varsa fark hareket hareket incelenir. Yasal zorunluluklar ve beyanlar için mali müşavirinize danışın; bu yazı hukuki ya da mali danışmanlık değildir. Kredi limiti ise satış tarafındaki karşılığıdır: açık bakiye ve vadesi geçen tutar limiti aşan müşteride yeni sipariş onaya düşer. Bayi ağıyla çalışan firmalarda bu kontrolün sipariş anında yapılması gerekir; B2B bayi sipariş sistemi ve sipariş takip programı yazıları bu bağlantıyı anlatıyor.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Peşin satışın ağırlıkta olduğu ve tek kişinin cariyi izlediği bir işletmede muhasebe programının cari modülü ya da hazır bir ön muhasebe programı genellikle yeterlidir. Özel yazılım; cari bakiye sipariş, sevkiyat ve saha satış ekranlarında aynı anda görünmesi gerektiğinde, kredi limiti ve onay akışı şirkete özgü olduğunda, birden fazla şube ve para birimi olduğunda ya da tahsilat hatırlatması mevcut kanallara bağlanacaksa mantıklı hale gelir. Kimin tahsilat girebileceği, kimin limit değiştirebileceği ise bir yetki modeli sorusudur (kullanıcı rolleri ve yetkilendirme). Karar çerçevesi için özel yazılım mı hazır çözüm mü yazısına bakabilirsiniz.

Sonuç

Cari hesap takip programı bir bakiye listesi değil, her borç ve alacağı tarihiyle saklayan bir hareket defteridir. İyi kurulmuş sistemde bakiye hareketlerden hesaplanır, kayıt silinmez düzeltilir, yaşlandırma raporu tahsilat ekibinin iş listesine dönüşür, hatırlatmalar düzenli gider ve mutabakat farkları hareket düzeyinde çözülür. Cari takibinizi sipariş, sevkiyat ve muhasebe süreçlerinize bağlamak istiyorsanız kurumsal çözümler sayfamıza göz atabilir ya da doğrudan teklif alabilirsiniz.