Demirbaş ve Zimmet Takip Programı Nasıl Kurulur?

Demirbaş ve zimmet takip programı, şirketin sahip olduğu her varlığın (dizüstü bilgisayar, telefon, makine, mobilya, araç, ölçüm cihazı) nerede olduğunu, kimde olduğunu ve hangi durumda olduğunu tek kayıttan gösteren sistemdir. Dört parçadan oluşur: her varlığın bir kartı, o kartı fiziksel nesneye bağlayan bir etiket (QR ya da barkod), varlığın kimden kime geçtiğini tutan bir zimmet geçmişi ve kayıtla gerçeği karşılaştıran periyodik sayım. Excel listesi ilk yıl yeterlidir; çalışan sayısı ve şube sayısı arttığında “bu bilgisayar kimdeydi” sorusunun cevabı kaybolur. Bu yazıda doğru veri modelini, işten ayrılış ve iade akışını, sayımı, muhasebe ile ilişkiyi ve hazır program mı özel yazılım mı kararını anlatıyoruz. Kurumsal çözümler kapsamında envanter sistemi kurduğumuz müşterilerle önce bu başlıkları konuşuyoruz.

Demirbaş takibi ile stok takibi aynı şey mi?

Değil, ve karıştırılması en sık yapılan hatadır. Stok tüketilir ya da satılır; adetle izlenir ve “depoda kaç tane var” sorusunu cevaplar. Demirbaş ise şirketin kullandığı, yıllarca elinde kalan varlıktır; adetle değil tek tek izlenir ve “bu seri numaralı cihaz nerede, kimde” sorusunu cevaplar. Stok tarafını stok takip programı yazısında anlattık. Aynı ayrım araçlar için de geçerlidir: şirket aracı bir demirbaştır ama bakım, ceza ve kilometre gibi kendine özgü soruları olduğu için araç takip programı yazısında ayrıca ele aldık. Makine ve tesis ekipmanının bakım takvimi ise bakım ve arıza takip programı konusudur; demirbaş sistemi bu ikisine varlık kartını verir.

Varlık kartında neler olmalı?

• Kimlik: şirket içi demirbaş numarası (etikete basılan), marka, model, seri numarası ya da IMEI.
• Sınıf ve konum: kategori (BT, mobilya, makine), bağlı olduğu şube, bina ve oda; konum hiyerarşisi baştan kurulur.
• Mali bilgi: alış tarihi, alış bedeli, tedarikçi, fatura numarası ve garanti bitiş tarihi.
• Durum: kullanımda, depoda, tamirde, kayıp, hurdaya ayrıldı. Durumlar sabit bir listeden seçilir, serbest metin yazılmaz.
• Belgeler: fatura, garanti belgesi ve imzalı zimmet tutanağı karta eklenir.

Çekirdek: zimmet çalışana değil varlığa açılır

Zimmet takip programlarının en çok yanlış kurulan parçası zimmetin saklanma biçimidir. Çalışan kartına “zimmetli cihazlar” diye bir liste eklemek ya da varlık kartında tek bir “kimde” alanını güncellemek, bugünü gösterir ama geçmişi siler: cihaz geçen mart ayında kimdeydi, ekran ne zaman kırıldı, hangi çalışan iade etmeden ayrıldı? Doğru model, her teslimi ayrı bir kayıt olarak tutmaktır: varlık, alan kişi, veren kişi, teslim tarihi ve iade edildiğinde iade tarihi ile iade anındaki durum. Böylece “o tarihte kimdeydi” sorusu tek sorguyla cevaplanır. Kural basittir: bir varlığın aynı anda yalnızca bir açık zimmet kaydı olabilir. Aşağıdaki örnek bunu veritabanı işlemi içinde zorunlu kılıyor.

type Assignment = {
  assetId: string;
  employeeId: string;
  issuedBy: string;
  issuedAt: Date;
  returnedAt?: Date;
  returnCondition?: 'ok' | 'damaged' | 'missing_parts';
};

export async function assignAsset(
  assetId: string,
  employeeId: string,
  issuedBy: string,
) {
  return db.transaction(async tx => {
    // Satırı kilitle: aynı cihaz aynı anda iki kişiye verilemez.
    const asset = await tx.assets.findForUpdate(assetId);
    if (asset.status !== 'in_stock') throw new Error('ASSET_NOT_AVAILABLE');

    const open = await tx.assignments.findOpen(assetId);
    if (open) throw new Error('ASSET_ALREADY_ASSIGNED');

    await tx.assignments.insert({
      assetId,
      employeeId,
      issuedBy,
      issuedAt: new Date(),
    });
    await tx.assets.update(assetId, { status: 'in_use' });
  });
}

Zimmet kaydı silinmez, yalnızca kapatılır. Geçmişi güncelleyerek değil, yeni kayıt ekleyerek ilerleyen bir zimmet sistemi, bir yıl sonra “bu cihaz kimdeydi” sorusuna tartışmasız cevap verebilen tek sistemdir.

İşe giriş, işten ayrılış ve iade akışı

Zimmet sisteminin değeri en çok işten ayrılışta görülür. Ayrılan çalışanın üzerinde açık zimmet varsa sistem bunu insan kaynaklarına ve çalışanın yöneticisine listeler; iade alınan her cihaz durumuyla birlikte kapatılır, eksik olanlar ayrılış sürecinin bir adımı hâline gelir. İşe girişte ise standart paketler işi hızlandırır: “satış temsilcisi” rolü için dizüstü, telefon ve araç gibi bir şablon tanımlanır, depo sorumlusu tek ekrandan teslim eder. Çalışan bilgisinin kaynağı ayrı bir sistemse (bordro, PDKS) zimmet programı o listeyi kopyalamaz, oradan okur; bu bağlantıyı personel takip programı yazısında anlattık. Kimin teslim edip kimin yalnızca görüntüleyebileceği ise yetki modelinin konusudur; kullanıcı rolleri ve yetkilendirme yazısında ele aldık.

Sayım: kayıt ile gerçek ne zaman ayrışır?

En iyi kurulmuş sistemde bile kayıt zamanla gerçekten ayrışır: cihaz başka odaya taşınır, tamirden dönmez, iki çalışan aralarında takas eder. Bu yüzden yılda en az bir kez, kritik varlıklarda daha sık sayım yapılır. Sayım mobil uygulamayla yapılır: sayım görevlisi odaya girer, etiketleri okutur, sistem o konumda olması gereken ile okunanı karşılaştırır ve üç liste çıkarır: yerinde olanlar, başka yerde bulunanlar ve hiç bulunamayanlar. Bulunamayanlar otomatik silinmez; “kayıp” durumuna alınır ve onay ister. Sayım sonucu bir rapor değil bir iş listesidir.

Muhasebe ile ilişki: kim neyi tutar?

Demirbaşın mali kaydı (alış bedeli, amortisman, hurdaya ayırma) muhasebe programında tutulur; zimmet programı bunun yerine geçmez. Doğru kurulumda iki sistem aynı demirbaş numarasını paylaşır: alış faturası muhasebeye işlenince varlık kartı açılır, hurdaya ayırma kararı zimmet programında verilince muhasebeye bildirilir. Amortisman hesabını zimmet programında yeniden yazmak iki farklı sayı üretir. Entegrasyonun nasıl kurulduğunu muhasebe programı entegrasyonu yazısında anlattık; vergi ve amortisman kuralları için mali müşavirinizin görüşünü alın.

Hazır program mı özel yazılım mı?

Tek ofisli, yalnızca BT cihazlarını izleyen bir şirket için hazır bir envanter programı çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım şu durumlarda anlamlıdır: birden fazla şube ve depo arasında transfer onayı gerekiyorsa, zimmet işe giriş ve ayrılış süreçlerine bağlanacaksa, bakım, araç ve stok sistemleriyle aynı varlık kartı paylaşılacaksa ya da sahada etiket okutan bir mobil uygulama isteniyorsa. Hangi yolu seçerseniz seçin, mevcut Excel listesinin içe aktarımı ayrı bir iş kalemidir; aynı seri numarasının iki satırda olması, konumların farklı yazılması gibi sorunlar aktarımdan önce temizlenmelidir. Bunu veri göçü yazısında anlattık; genel karar çerçevesi için özel yazılım mı hazır çözüm mü yazısına bakabilirsiniz.

Sonuç

Demirbaş ve zimmet takip programı bir liste değil, her varlığın kimden kime geçtiğini tarihleriyle tutan bir kayıt sistemidir. Doğru kurulan sistemde her varlığın etiketi ve kartı vardır, zimmet varlığa açılır ve silinmez, işten ayrılışta açık zimmetler kendiliğinden listelenir ve sayım kayıtla gerçeği düzenli olarak eşitler. Envanterinizi şube, depo ve insan kaynakları süreçlerinize bağlı biçimde kurmak istiyorsanız kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da doğrudan teklif alın.