Vertragsmanagement Software: Fristen und Verlängerung

Eine Vertragsmanagement Software hält Kunden, Lieferanten, Miet, Wartungs und Dienstleistungsverträge eines Unternehmens in einem Archiv, erinnert rechtzeitig an Laufzeitende und Kündigungsfristen und sorgt dafür, dass jeder Vertrag eine verantwortliche Person hat. Kurz gesagt: Der eigentliche Gewinn ist nicht die Ablage, sondern dass die Kündigungsfrist eines sich automatisch verlängernden Vertrags nie verpasst wird und die Frage "Welche Fassung gilt?" mit einem Klick beantwortet ist.

Was ist das Problem mit Ordnern und Excel?

Bei wenigen Verträgen wirken ein Ordner und eine Excel Liste ausreichend. Mit wachsender Zahl verteilen sich Verträge auf E-Mail Anhänge, Netzlaufwerke und Schränke verschiedener Abteilungen; Termine werden von Hand eingetragen, und niemand ist für die Pflege der Liste zuständig.

• Die Kündigungsfrist eines automatisch verlängerten Vertrags wird verpasst, er läuft ein weiteres ungewolltes Jahr.
• Nachträge liegen getrennt vom Hauptvertrag; aktueller Preis oder Umfang ist unklar.
• Verlässt die unterzeichnende Person das Unternehmen, übernimmt niemand die Nachverfolgung.
• Verknüpfte Dokumente wie Bürgschaften oder Versicherungspolicen werden nicht eigens überwacht.
• Bei Prüfung oder Streit dauert die Suche nach dem unterschriebenen Exemplar Tage.

Was gute Vertragsmanagement Software können muss

Der Kerndatensatz ist nicht die PDF Datei, sondern der Vertrag selbst: Vertragspartner, Art, Beginn und Ende, Verlängerungsregel, Kündigungsfrist, Betrag und verantwortliche Person werden als Felder gespeichert; die unterschriebene Datei ist ein Anhang. Erinnerungen werden aus diesen Feldern berechnet, nicht aus der Datei.

• Ein Archiv: Suche und Filter nach Partner, Art, Abteilung und Status.
• Gestufte Warnungen zu Laufzeitende und letztem Kündigungstag (zum Beispiel 90, 30 und 7 Tage vorher).
• Klare Trennung zwischen automatisch verlängerten und befristeten Verträgen; eine Verlängerung legt eine neue Laufzeit an.
• Nachtrags und Versionshistorie; die gültige Fassung steht immer oben.
• Genau eine verantwortliche Person je Vertrag; beim Ausscheiden ist eine Übergabe Pflicht.
• Freigabeprozess vom Entwurf bis zur Unterschrift und rollenbasierter Zugriff.

Das kritische Datum ist oft nicht das Laufzeitende, sondern der letzte Kündigungstag. Richten sich Warnungen nach dem Ende, ist es für eine Entscheidung über einen sich verlängernden Vertrag womöglich schon zu spät.

Der letzte Kündigungstag: ein kleines Beispiel

Die folgende Funktion zählt die Kündigungsfrist vom Laufzeitende zurück, ermittelt den letzten Tag und gibt zurück, welche Warnstufen heute auslösen sollen. Da die Termine aus dem Vertrag selbst abgeleitet werden, muss niemand eine Liste von Hand pflegen.

type Contract = { endDate: string; noticeDays: number; autoRenew: boolean };

const DAY = 86_400_000;
const ALERT_OFFSETS = [90, 30, 7]; // days before the last notice day

// The deadline that matters is the last day to give notice, not the end date.
function lastNoticeDay(c: Contract): Date {
  return new Date(Date.parse(c.endDate) - c.noticeDays * DAY);
}

function alertsDueToday(c: Contract, today: Date): number[] {
  const deadline = c.autoRenew ? lastNoticeDay(c) : new Date(c.endDate);
  const daysLeft = Math.round((deadline.getTime() - today.getTime()) / DAY);
  return ALERT_OFFSETS.filter(d => d === daysLeft);
}

Mit welchen Systemen sollte die Vertragsverwaltung sprechen?

Vertragsmanagement ist schon allein nützlich, verbunden aber deutlich mehr. Ein angenommenes Angebot aus der Angebotssoftware kann zum Vertragsentwurf werden; Betrag und Zahlungsziel fließen in die Debitorenverwaltung. Hält bereits ein Dokumentenmanagementsystem die Versionen der unterschriebenen Dateien, sollte das Archiv von dort lesen. Wer welchen Vertrag sehen darf, regeln Benutzerrollen und Berechtigungen; Verträge mit Preisen sollten nicht für alle offen sein.

Standardlösung oder individuelle Software?

Wer nur ein Archiv und Terminerinnerungen braucht, kommt mit Standardwerkzeugen meist aus. Individuelle Software lohnt sich, wenn Verträge auf denselben Daten wie Angebot, Einkauf, Rechnung und Zahlungseingang laufen müssen, branchenspezifische Vertragsarten und Freigaberegeln gelten oder wiederkehrende Entgelte wie Miete, Wartung oder Abonnements automatisch zu Rechnungen werden sollen. Zur Entscheidung: Schauen Sie auf die Verträge, deren Frist im letzten Jahr verpasst oder erst am letzten Tag bemerkt wurde. Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; zu Vertragsklauseln fragen Sie Ihre Anwältin oder Ihren Anwalt.

Fazit

Vertragsmanagement Software lohnt sich, wenn jeder Vertrag mit seinen Feldern erfasst ist, der letzte Kündigungstag deutlich vor dem Laufzeitende gemeldet wird und jeder Datensatz eine verantwortliche Person hat. Wenn Sie Ihren Vertragsprozess zusammen mit Ihren bestehenden Systemen betrachten möchten, sehen Sie sich unsere Unternehmenslösungen an oder schreiben Sie uns über das Angebotsformular.