Sözleşme Takip Programı: Bitiş, Yenileme ve Fesih Süresi

Sözleşme takip programı, şirketin müşteri, tedarikçi, kira, bakım ve hizmet sözleşmelerini tek arşivde tutan, bitiş ve fesih bildirim tarihlerini önceden hatırlatan ve her sözleşmenin bir sorumlusu olmasını sağlayan yazılımdır. Kısa cevap: asıl kazanç belgeleri saklamak değil, otomatik yenilenen bir sözleşmenin fesih süresini kaçırmamak ve "bu sözleşmenin güncel hâli hangisi?" sorusunu tek tıkla cevaplamaktır.

Sözleşmeleri klasörde ve Excel’de takip etmenin sorunu ne?

Sözleşme sayısı az olduğunda bir klasör ve bir Excel listesi yeterli görünür. Sayı arttıkça sözleşmeler e-posta eklerine, paylaşılan klasörlere ve farklı departmanların dolaplarına dağılır; tarihler listeye elle yazılır ve kimse listeyi güncellemekten sorumlu değildir.

• Otomatik yenilenen bir sözleşmenin fesih bildirim süresi kaçırılıyor ve istenmeyen bir yıl daha uzuyor.
• Ek protokoller ana sözleşmeden ayrı duruyor; güncel fiyat ya da kapsam bilinmiyor.
• Sözleşmeyi imzalayan kişi ayrıldığında takibi kimse devralmıyor.
• Teminat mektubu, sigorta poliçesi gibi bağlı belgelerin süresi ayrıca izlenmiyor.
• Denetimde ya da uyuşmazlıkta imzalı nüshayı bulmak günler sürüyor.

İyi bir sözleşme takip programında olması gerekenler

Temel kayıt PDF dosyası değil, sözleşmenin kendisidir: taraf, tür, başlangıç ve bitiş tarihi, yenileme şekli, fesih bildirim süresi, tutar ve sorumlu kişi alan olarak tutulur; imzalı dosya bu kaydın ekidir. Hatırlatmalar dosyadan değil, bu alanlardan hesaplanır.

• Tek arşiv: taraf, tür, departman ve duruma göre arama ve filtreleme.
• Bitiş tarihi ve fesih bildirim son günü için kademeli uyarı (örneğin 90, 30 ve 7 gün önce).
• Otomatik yenileme ve süreli sözleşme ayrımı; yenilemede yeni dönem kaydı.
• Ek protokol ve revizyon geçmişi; güncel hâl her zaman en üstte.
• Her sözleşmenin tek bir sorumlusu; kişi ayrılınca devir zorunlu.
• Taslaktan imzaya onay akışı ve rol bazlı erişim.

Kritik tarih çoğu zaman bitiş tarihi değil, fesih bildirim son günüdür. Uyarıyı bitişe göre kurarsanız otomatik yenilenen sözleşmede karar vermek için artık çok geç olabilir.

Fesih bildirim son günü: küçük bir örnek

Aşağıdaki fonksiyon, bitiş tarihinden bildirim süresini geri sayarak son günü bulur ve uyarı günlerinden hangilerinin bugün tetiklenmesi gerektiğini döndürür. Tarihler sözleşmenin kendisinden hesaplandığı için listeyi kimsenin elle güncellemesi gerekmez.

type Contract = { endDate: string; noticeDays: number; autoRenew: boolean };

const DAY = 86_400_000;
const ALERT_OFFSETS = [90, 30, 7]; // days before the last notice day

// The deadline that matters is the last day to give notice, not the end date.
function lastNoticeDay(c: Contract): Date {
  return new Date(Date.parse(c.endDate) - c.noticeDays * DAY);
}

function alertsDueToday(c: Contract, today: Date): number[] {
  const deadline = c.autoRenew ? lastNoticeDay(c) : new Date(c.endDate);
  const daysLeft = Math.round((deadline.getTime() - today.getTime()) / DAY);
  return ALERT_OFFSETS.filter(d => d === daysLeft);
}

Sözleşme takibi hangi sistemlerle konuşmalı?

Sözleşme takip programı tek başına da değerlidir, ama bağlantılı olduğunda daha çok işe yarar. Kabul edilen bir teklif teklif hazırlama programından sözleşme taslağına dönebilir; tutar ve vade bilgisi cari hesap takibine akar. İmzalı dosyaların sürümleri için bir doküman yönetim sistemi zaten varsa arşiv oradan okunmalıdır. Kimin hangi sözleşmeyi görebileceği ise kullanıcı rolleri ve yetkilendirme ile belirlenir; fiyat içeren sözleşmeler herkese açık olmamalıdır.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Yalnızca arşiv ve tarih hatırlatması gerekiyorsa hazır sözleşme yönetim araçları çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım; sözleşmenin teklif, satın alma, faturalama ve tahsilatla aynı veride yaşaması gerektiğinde, sektöre özgü sözleşme türleri ve onay kuralları olduğunda ya da kira, bakım ve abonelik gibi dönemsel bedellerin otomatik faturaya dönmesi istendiğinde anlamlıdır. Karar için son bir yılda kaçırılan ya da son gün fark edilen sözleşmelere bakın. Not: bu yazı hukuki danışmanlık değildir; sözleşme hükümleri için hukukçunuza danışın.

Sonuç

Sözleşme takip programı, her sözleşmeyi alanlarıyla kaydettiğinde, fesih bildirim son gününü bitişten önce hatırlattığında ve her kaydın bir sorumlusu olduğunda kendini öder. Sözleşme sürecinizi mevcut sistemlerinizle birlikte ele almak isterseniz kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da teklif al formundan bize yazın.