Angebotssoftware: Vom Preisangebot zum Auftrag

Eine Angebotssoftware erstellt Preisangebote aus einer gemeinsamen Produkt und Preisliste statt aus Word oder Excel Dateien und hält fest, an wen jedes Angebot ging, zu welchem Preis, in welcher Revision und mit welchem Ergebnis. Kurz gesagt: Der eigentliche Gewinn ist nicht ein schöneres PDF, sondern dass Angebote zu einem durchsuchbaren Datensatz werden und ein angenommenes Angebot ohne erneutes Abtippen zum Auftrag wird.

Was ist das Problem mit Angeboten in Excel?

Eine Excel Vorlage reicht für die ersten Angebote. Schwierig wird es, wenn Angebote und Beteiligte mehr werden: Jeder Vertriebsmitarbeiter arbeitet mit seiner eigenen Kopie und alten Preisen, Rabatte ändern sich ohne Freigabe, und die Frage "Was haben wir diesem Kunden letzten Monat angeboten?" wird im E-Mail Archiv gesucht. Wird ein Angebot angenommen, werden dieselben Positionen für Auftrag oder Rechnung ein zweites Mal von Hand erfasst.

• Die Preisliste liegt nicht an einem Ort; jede Datei hat ihre eigene Kopie.
• Niemand weiß, welche Revision welches Angebots beim Kunden ist.
• Es gibt kein Rabattlimit; das Margenproblem zeigt sich erst nach dem Versand.
• Offene, verlorene und gewonnene Angebote lassen sich nicht auswerten.
• Angenommene Angebote werden von Hand in Aufträge und Rechnungen übertragen.

Was eine gute Angebotssoftware enthalten sollte

Der zentrale Datensatz ist nicht das Angebot, sondern die Produkt und Preisliste. Angebotspositionen werden daraus gewählt; Vertriebsmitarbeiter tippen keine freien Stückpreise und geben Rabatte nur innerhalb ihres Limits. Ein Rabatt über dem Limit setzt das Angebot auf "Freigabe ausstehend", und ohne Freigabe einer Führungskraft entsteht kein PDF. Diese eine Regel verhindert, dass die Marge unbemerkt schrumpft.

• Produkte, Dienstleistungen und Preislisten (nach Kundengruppe und Währung).
• Rabatt, Mehrwertsteuersatz und Gültigkeitsdatum je Position.
• Rollenbasierte Rabattlimits und ein Freigabeprozess.
• Revisionsnummern: Ein versendetes Angebot ändert sich nie, es wird eine neue Revision angelegt.
• PDF im Firmendesign und Versand per E-Mail.
• Status: Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen; Grundcode bei Verlust.

Ein versendetes Angebot wird nie bearbeitet. Eine Änderung ist eine neue Revision. Sonst weichen das PDF beim Kunden und der Datensatz im System voneinander ab, und im Streitfall können Sie nicht belegen, welches gilt.

Summen und Revisionen: ein kleines Beispiel

Beträge als ganze Zahlen in Cent zu speichern verhindert, dass Rundungsdifferenzen die Summe verschieben. Eine Revision kopiert den bestehenden Datensatz und erhöht die Nummer; die alte Revision bleibt unverändert.

type Line = { qty: number; unitPriceMinor: number; discountPct: number; vatPct: number };

function quoteTotals(lines: Line[]) {
  let netMinor = 0;
  let vatMinor = 0;
  for (const l of lines) {
    const gross = l.qty * l.unitPriceMinor;
    const net = Math.round(gross * (1 - l.discountPct / 100));
    netMinor += net;
    vatMinor += Math.round((net * l.vatPct) / 100);
  }
  return { netMinor, vatMinor, totalMinor: netMinor + vatMinor };
}

// A sent quote is frozen: a new revision copies it, never edits it.
function revise(q: { no: string; rev: number; lines: Line[] }) {
  return { ...q, rev: q.rev + 1, lines: q.lines.map(l => ({ ...l })), status: 'draft' as const };
}

Vom Angebot zum Auftrag und zur Forderung

Der Wert einer Angebotssoftware zeigt sich bei der Annahme. Die Positionen eines angenommenen Angebots werden mit denselben Artikelnummern zum Auftrag; danach übernimmt eine Auftragsverfolgung Lager und Versand und eine Debitorenverwaltung die Forderung aus der Rechnung. Nutzen Sie bereits ein CRM für Kundengespräche, sollte das Angebotsmodul daran angebunden sein; eine zweite Kundenliste bedeutet zwei Systeme, die mit der Zeit auseinanderlaufen.

Standardprogramm oder Individualsoftware?

Für ein Unternehmen, das Standardprodukte in einer Währung verkauft, genügt meist ein fertiges Angebotsmodul. Individualsoftware lohnt sich, wenn Produkte über Konfiguration bepreist werden (Maß, Material, Optionen), wenn die Kalkulation im Angebot stattfindet oder wenn Angebote an ein bestehendes ERP und Buchhaltungssystem angebunden werden müssen. Prüfen Sie vor der Entscheidung Ihre letzten Angebote: Wie viele passten in eine Vorlage, wie viele brauchten Handrechnung?

Fazit

Eine Angebotssoftware lohnt sich, wenn sie die Preisliste an eine Quelle, Rabatte an eine Freigabe, versendete Angebote an unveränderliche Revisionen und angenommene Angebote an Aufträge bindet. Wenn Sie Ihren Angebotsprozess zusammen mit Ihren bestehenden Systemen betrachten möchten, sehen Sie sich unsere Unternehmenslösungen an oder schreiben Sie uns über das Angebotsformular.