Teklif Hazırlama Programı: Fiyat Teklifinden Siparişe

Teklif hazırlama programı, fiyat tekliflerini Word ya da Excel dosyası yerine ortak bir ürün ve fiyat listesinden üreten, her teklifin kime, hangi fiyatla, kaçıncı revizyonla gittiğini ve sonucunu kayıt altında tutan yazılımdır. Kısa cevap: asıl kazanç güzel PDF değil, tekliflerin aranabilir bir kayda dönüşmesi ve kabul edilen teklifin yeniden yazılmadan siparişe aktarılmasıdır.

Excel ile teklif hazırlamanın sorunu ne?

Excel şablonu ilk birkaç teklifte işi görür. Sorun teklif sayısı ve hazırlayan kişi arttığında başlar: her satışçı kendi kopyasında eski fiyatla çalışır, iskonto oranları kimsenin onayından geçmeden değişir, "geçen ay bu müşteriye ne vermiştik?" sorusu e-posta arşivinde aranır. Teklif kabul edildiğinde ise aynı satırlar sipariş ya da fatura için ikinci kez elle yazılır.

• Fiyat listesi tek yerde değil, her dosyada ayrı bir kopya var.
• Hangi teklifin hangi revizyonunun müşteriye gittiği belli değil.
• İskonto sınırı yok; kâr marjı teklif gittikten sonra fark ediliyor.
• Bekleyen, kaybedilen ve kazanılan teklifler raporlanamıyor.
• Kabul edilen teklif siparişe ve faturaya elle yeniden giriliyor.

İyi bir teklif hazırlama programında olması gerekenler

Temel kayıt teklif değil, ürün ve fiyat listesidir. Teklif satırları bu listeden seçilir; satışçı birim fiyatı serbestçe yazmaz, yalnızca yetkisi dahilinde iskonto uygular. Yetkiyi aşan iskonto teklifi "onay bekliyor" durumuna düşürür ve yönetici onaylamadan PDF üretilmez. Bu tek kural, marjın sessizce erimesini engeller.

• Ürün, hizmet ve fiyat listesi (müşteri grubuna ve para birimine göre).
• Satır bazlı iskonto, KDV oranı ve geçerlilik tarihi.
• Rol bazlı iskonto limiti ve onay akışı.
• Revizyon numarası: gönderilen teklif değişmez, yeni revizyon açılır.
• Kurumsal şablonlu PDF ve e-posta ile gönderim.
• Durumlar: taslak, gönderildi, kabul, red, süresi doldu; red sebebi kodu.

Gönderilmiş bir teklif asla düzenlenmez. Değişiklik yeni bir revizyondur. Aksi halde müşterinin elindeki PDF ile sistemdeki kayıt ayrışır ve anlaşmazlıkta hangisinin geçerli olduğunu kanıtlayamazsınız.

Tutar hesabı ve revizyon: küçük bir örnek

Tutarları kuruş cinsinden tam sayı olarak tutmak, ondalık yuvarlama farklarının toplamda kuruş kaymasına yol açmasını önler. Revizyon ise mevcut kaydı kopyalayıp numarasını artırır; eski revizyon olduğu gibi kalır.

type Line = { qty: number; unitPriceMinor: number; discountPct: number; vatPct: number };

function quoteTotals(lines: Line[]) {
  let netMinor = 0;
  let vatMinor = 0;
  for (const l of lines) {
    const gross = l.qty * l.unitPriceMinor;
    const net = Math.round(gross * (1 - l.discountPct / 100));
    netMinor += net;
    vatMinor += Math.round((net * l.vatPct) / 100);
  }
  return { netMinor, vatMinor, totalMinor: netMinor + vatMinor };
}

// A sent quote is frozen: a new revision copies it, never edits it.
function revise(q: { no: string; rev: number; lines: Line[] }) {
  return { ...q, rev: q.rev + 1, lines: q.lines.map(l => ({ ...l })), status: 'draft' as const };
}

Tekliften siparişe ve cariye geçiş

Teklif programının değeri, kabul anında ortaya çıkar. Kabul edilen teklifin satırları aynı ürün kodlarıyla siparişe dönüşür; böylece sipariş takip programı stok ve sevkiyatı, cari hesap takip programı ise faturadan doğan alacağı devralır. Teklif aşamasındaki müşteri görüşmeleri zaten bir CRM kullanıyorsanız oraya bağlanmalı; ikinci bir müşteri listesi açmak, iki sistemin zamanla ayrışması demektir.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Standart ürün satan, tek para birimiyle çalışan bir işletme için hazır bir teklif modülü genellikle yeterlidir. Özel yazılım; ürünün konfigürasyonla fiyatlandığı (ölçü, malzeme, opsiyon), maliyet hesabının teklif içinde yapıldığı ya da teklifin mevcut ERP ve muhasebe sistemine bağlanması gereken durumlarda anlam kazanır. Karar için önce son teklifleri inceleyin: kaç tanesi şablona sığdı, kaç tanesi elle hesap gerektirdi?

Sonuç

Teklif hazırlama programı, fiyat listesini tek kaynağa, iskontoyu onaya, gönderilen teklifi değişmez bir revizyona ve kabul edilen teklifi siparişe bağladığında işe yarar. Teklif sürecinizi mevcut sistemlerinizle birlikte ele almak isterseniz kurumsal çözümler sayfamıza göz atabilir ya da teklif alın formundan bize yazabilirsiniz.