Eine Einkaufssoftware bildet die gesamte Kette im Unternehmen in einem System ab: von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl und die Bestellung bis zum Wareneingang und zur Freigabe der Lieferantenrechnung. Kurz gesagt: Der eigentliche Gewinn ist nicht eine Bestellliste, sondern dass keine Ausgabe ohne Freigabe entsteht und jede Rechnung vor der Zahlung automatisch mit Bestellung und gelieferter Menge abgeglichen wird.
Was ist das Problem mit Einkauf per E-Mail und Excel?
In einem kleinen Team kommen Anforderungen per Telefon oder E-Mail, der Einkäufer holt bei einigen Lieferanten Preise ein und bestellt. Mit wachsendem Volumen lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wer was aus welchem Budget und mit wessen Freigabe gekauft hat.
- Anforderungen kommen mündlich; Freigaben gehen in E-Mail-Verläufen verloren.
- Verschiedene Abteilungen kaufen denselben Artikel getrennt zu unterschiedlichen Preisen.
- Bestellt wird aus Gewohnheit beim üblichen Lieferanten, ohne Angebote zu vergleichen.
- Eine unvollständige oder beschädigte Lieferung erreicht die Buchhaltung nie.
- Rechnungen werden bezahlt, auch wenn der Preis von der Bestellung abweicht.
Was eine gute Einkaufssoftware können muss
Der Kerndatensatz ist nicht die Bestellung, sondern die Bedarfsanforderung: Wer braucht welchen Artikel, in welcher Menge, für welche Kostenstelle oder welches Projekt und bis wann. Die Bestellung entsteht aus der freigegebenen Anforderung, so hat jeder Einkauf einen Grund und eine freigebende Person.
- Bedarfsanforderung: Artikel, Menge, Bedarfstermin, Kostenstelle und Begründung.
- Freigabestufen aus festen Regeln nach Betrag und Kategorie; der Anforderer wählt den Freigebenden nicht selbst.
- Angebote von Lieferanten einholen und Preis, Zahlungsziel und Lieferzeit auf einer Ansicht vergleichen.
- Bestellung aus dem freigegebenen Angebot; eine versendete Bestellung bleibt unverändert, Änderungen laufen über eine Revision.
- Wareneingang mit Menge und Zustand gegen die Bestellung, inklusive Teillieferungen.
- Lieferantenstamm: Kontakte, Zahlungsbedingungen, frühere Bestellungen und Liefertreue.
Vor der Zahlung gehören drei Belege nebeneinander: Die Bestellung sagt, was angefordert wurde, der Wareneingang, was angekommen ist, und die Rechnung, was berechnet wird. Stimmen sie nicht überein, wird die Zahlung automatisch angehalten. Das nennt man Drei-Wege-Abgleich.
Drei-Wege-Abgleich: ein kleines Beispiel
Die folgende Funktion vergleicht je Position die berechnete mit der gelieferten Menge und den Rechnungspreis mit dem Bestellpreis. Für Preisabweichungen kann eine kleine Toleranz gelten; Toleranz und Beträge sind ganze Zahlen in Cent. Positionen mit Abweichung landen statt in der Zahlung in einer Prüfliste.
type Line = { sku: string; qty: number; unitPriceMinor: number };
const PRICE_TOLERANCE_MINOR = 100; // per unit, integer minor units
// Pay only what was ordered, at the ordered price, and actually received.
function threeWayMatch(order: Line[], received: Map<string, number>, invoice: Line[]) {
return invoice.map(inv => {
const po = order.find(o => o.sku === inv.sku);
const got = received.get(inv.sku) ?? 0;
const issues: string[] = [];
if (!po) issues.push('not on order');
else if (Math.abs(inv.unitPriceMinor - po.unitPriceMinor) > PRICE_TOLERANCE_MINOR) issues.push('price');
if (inv.qty > got) issues.push('qty above received');
return { sku: inv.sku, status: issues.length ? ('review' as const) : ('ok' as const), issues };
});
}Mit welchen Systemen sollte der Einkauf verbunden sein?
Der Einkauf sollte keine Insel sein. Gelieferte Mengen fließen direkt in die Lagerverwaltung, und ein Artikel unter dem Meldebestand kann eine neue Anforderung auslösen. Eine abgeglichene Rechnung geht über die Anbindung an die Buchhaltungssoftware in die Buchhaltung, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten und ihre Fälligkeit erscheinen in der Kontokorrentverwaltung. Bei Lieferanten mit Rahmenvertrag kommen Laufzeitende und Verlängerung aus der Vertragsmanagement Software. Die Angebotssoftware im Vertrieb sollte dieselben Artikelnummern nutzen, sonst lassen sich Einstandspreis und Verkaufspreis nicht vergleichen.
Standardsoftware oder Individualsoftware?
Bei wenigen Lieferanten und einfacher Freigabe reichen Standardmodule für den Einkauf oder Ihr vorhandenes ERP-System meist aus. Individualsoftware lohnt sich, wenn Freigaberegeln je Projekt, Baustelle oder Filiale wechseln, wenn der Einkauf auf denselben Daten wie Lager, Produktion und Buchhaltung arbeiten muss oder wenn Lieferanten Angebote und Lieferscheine selbst über ein Portal erfassen sollen. Zählen Sie vor der Entscheidung die Bestellungen der letzten Monate, die zu einem abweichenden Preis bezahlt oder ohne Freigabe ausgelöst wurden; das zeigt die Größe des Problems am besten.
Fazit
Eine Einkaufssoftware zahlt sich aus, wenn jede Ausgabe an eine freigegebene Anforderung gebunden ist, Angebote vergleichbar werden und keine Rechnung bezahlt wird, bevor sie mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmt. Wenn Sie Ihren Einkaufsprozess zusammen mit Ihren bestehenden Systemen betrachten möchten, sehen Sie sich unsere Seite Unternehmenslösungen an oder schreiben Sie uns über das Formular Angebot anfordern.