Satın Alma Takip Programı: Talepten Fatura Onayına

Satın alma takip programı, bir şirkette ihtiyacın talep olarak açılmasından tedarikçi seçimine, satın alma siparişinden mal kabulüne ve tedarikçi faturasının onayına kadar olan zinciri tek sistemde izleyen yazılımdır. Kısa cevap: asıl kazanç sipariş listesi tutmak değil, onaysız harcamayı engellemek ve faturayı ödemeden önce siparişle ve teslim alınan miktarla otomatik karşılaştırmaktır.

Satın almayı e-posta ve Excel ile yürütmenin sorunu ne?

Küçük bir ekipte talepler telefonla ya da e-postayla gelir, satın almacı birkaç tedarikçiden fiyat ister ve siparişi geçer. Hacim arttıkça kimin neyi, hangi bütçeden ve kimin onayıyla aldığı izlenemez hâle gelir.

• Talep sözlü geliyor; onay e-posta zincirinde kayboluyor.
• Aynı malzeme farklı birimlerce farklı fiyatlarla ayrı ayrı alınıyor.
• Tedarikçi teklifleri karşılaştırılmadan, alışkanlıkla sipariş geçiliyor.
• Depo eksik ya da hasarlı teslim aldığında bu bilgi muhasebeye ulaşmıyor.
• Fatura, sipariş fiyatından farklı olsa bile olduğu gibi ödeniyor.

İyi bir satın alma takip programında olması gerekenler

Temel kayıt sipariş değil, satın alma talebidir: kim, hangi kalemi, ne miktarda, hangi masraf merkezi ya da proje için ve ne zamana istiyor. Sipariş bu talebin onaylanmış hâlinden doğar; böylece her satın almanın bir gerekçesi ve bir onaylayanı olur.

• Satın alma talebi: kalem, miktar, ihtiyaç tarihi, masraf merkezi ve gerekçe.
• Tutara ve kategoriye göre sabit kurallardan gelen onay basamakları; talep eden onaylayanı seçemez.
• Tedarikçilerden teklif toplama ve aynı ekranda fiyat, vade ve teslim süresi karşılaştırması.
• Onaylanan tekliften satın alma siparişi; gönderilen sipariş değişmez, değişiklik revizyonla yapılır.
• Mal kabulde gelen miktarın ve durumun siparişe karşı kaydı; kısmi teslim desteği.
• Tedarikçi kartı: iletişim, ödeme koşulu, geçmiş siparişler ve teslim performansı.

Faturayı ödemeden önce üç belge yan yana konmalıdır: sipariş ne istendiğini, mal kabul ne geldiğini, fatura ne istendiğini söyler. Üçü tutmuyorsa ödeme otomatik olarak bekletilir. Buna üç yönlü eşleştirme denir.

Üç yönlü eşleştirme: küçük bir örnek

Aşağıdaki fonksiyon her kalem için faturalanan miktarı teslim alınan miktarla, faturadaki birim fiyatı sipariş fiyatıyla karşılaştırır. Fiyat farkı için küçük bir tolerans tanımlanabilir; tolerans ve tutarlar kuruş cinsinden tam sayıdır. Fark bulunan kalemler ödeme yerine inceleme kuyruğuna düşer.

type Line = { sku: string; qty: number; unitPriceMinor: number };

const PRICE_TOLERANCE_MINOR = 100; // per unit, integer minor units

// Pay only what was ordered, at the ordered price, and actually received.
function threeWayMatch(order: Line[], received: Map<string, number>, invoice: Line[]) {
  return invoice.map(inv => {
    const po = order.find(o => o.sku === inv.sku);
    const got = received.get(inv.sku) ?? 0;
    const issues: string[] = [];
    if (!po) issues.push('not on order');
    else if (Math.abs(inv.unitPriceMinor - po.unitPriceMinor) > PRICE_TOLERANCE_MINOR) issues.push('price');
    if (inv.qty > got) issues.push('qty above received');
    return { sku: inv.sku, status: issues.length ? ('review' as const) : ('ok' as const), issues };
  });
}

Satın alma takibi hangi sistemlerle konuşmalı?

Satın alma tek başına bir ada olmamalıdır. Mal kabul edilen miktar doğrudan stok takibine girer ve kritik seviyenin altına düşen ürün yeni bir talep açabilir. Eşleşen fatura muhasebe programı entegrasyonu ile muhasebeye aktarılır, tedarikçi borcu ve vadesi cari hesap takibinde görünür. Çerçeve anlaşması olan tedarikçilerde bitiş ve yenileme tarihleri sözleşme takip programından okunur. Satış tarafındaki teklif hazırlama programı ise aynı ürün kodlarını kullanmalıdır; aksi hâlde maliyet ve satış fiyatı karşılaştırılamaz.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Az sayıda tedarikçi ve basit bir onay ihtiyacı varsa hazır satın alma modülleri ya da kullandığınız ERP sistemi çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım; onay kurallarınız proje, şantiye ya da şube bazında değişiyorsa, satın almanın stok, üretim ve muhasebeyle aynı veride yaşaması gerekiyorsa veya tedarikçilerin teklif ve irsaliyeyi bir portaldan kendilerinin girmesi isteniyorsa anlamlıdır. Karar vermeden önce son birkaç ayda sipariş fiyatından farklı ödenen ya da onaysız geçilen siparişleri sayın; sorunun büyüklüğünü en iyi bu gösterir.

Sonuç

Satın alma takip programı, her harcamayı onaylı bir talebe bağladığında, teklifleri karşılaştırılabilir kıldığında ve faturayı siparişle ve mal kabulle eşleştirmeden ödemeye izin vermediğinde kendini öder. Satın alma sürecinizi mevcut sistemlerinizle birlikte ele almak isterseniz kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da teklif al formundan bize yazın.