Çek Senet Takip Programı: Vade, Portföy ve Tahsilat

Çek senet takip programı, müşteriden alınan ve tedarikçiye verilen çek ile senetlerin nerede olduğunu, vadesini ve son durumunu tek yerde izleyen yazılımdır. Kısa cevap: asıl kazanç evrak listesi tutmak değil, her evrakın portföyden bankaya, cirodan tahsile kadar her hareketini kaydetmek ve önümüzdeki haftaların nakit giriş çıkışını vade takviminden okuyabilmektir.

Çek ve senedi defterle ya da Excel ile takip etmenin sorunu ne?

Az evrakla çalışan bir işletmede kasada bir klasör ve bir Excel dosyası yeter. Evrak sayısı ve banka sayısı arttıkça aynı soruların cevabı bulunamaz hâle gelir: bu çek şu an nerede, kime ciro edildi, bankaya verildiyse hangi bordroyla, vadesi geçti mi?

• Evrakın yalnızca son durumu yazılıyor; ne zaman, kim tarafından, nereye gönderildiği kayboluyor.
• Ciro edilen çek listeden siliniyor, sonra ödenmeyip geri geldiğinde kimden geldiği bilinmiyor.
• Bankaya tahsile verilen evraklar bordro bazında izlenmediği için tahsil edilmeyen kalem gözden kaçıyor.
• Verilen çeklerin vadesi ayrı bir dosyada tutuluyor, nakit ihtiyacı son gün fark ediliyor.
• Evrak tahsil edildiğinde müşterinin cari bakiyesi elle düzeltiliyor ve iki kayıt ayrışıyor.

İyi bir çek senet takip programında olması gerekenler

Temel kayıt evrakın kendisi değil, evrak ve hareket geçmişidir. Evrakın no, keşideci, banka, vade ve tutar bilgisi bir kez girilir; sonrasında yapılan her işlem (bankaya verme, ciro, tahsil, karşılıksız, iade) yeni bir hareket satırı olarak eklenir ve eski satır değiştirilmez. Böylece "bu evrak şu tarihte kimdeydi" sorusu her zaman cevaplanır.

• Alınan ve verilen evrak ayrı portföylerde, ama tek vade takviminde.
• Evrak kartı: no, keşideci ya da borçlu, banka ve şube, vade, tutar, para birimi, ön ve arka yüz fotoğrafı.
• Sabit durum listesi ve izin verilen geçişler tablosu; portföyde olmayan evrak ciro edilemez.
• Bankaya tahsile ya da teminata verme bordrosu: hangi evrak hangi bankaya hangi gün gitti.
• Ciro edilen evrakta kime verildiği bilgisi; evrak portföyden çıkar ama takipten çıkmaz.
• Vadesi yaklaşan ve vadesi geçip tahsil edilmeyen evrak için günlük liste ve hatırlatma.
• Tutarlar kuruş cinsinden tam sayı, döviz evrakında para birimi evrakın üzerinde.

Ciro ettiğiniz bir çek elinizden çıkar ama riskiniz bitmez: vadesinde ödenmezse size geri dönebilir. Bu yüzden ciro edilen evrak listeden silinmez, "ciro edildi" hareketiyle izlenmeye devam eder.

Durum geçişleri ve vade listesi: küçük bir örnek

Aşağıdaki örnekte bir evrakın gidebileceği durumlar sabit bir tablodan geliyor: tahsil edilmiş bir evrak tekrar bankaya verilemez, karşılıksız çıkan evrak portföye geri alınabilir. Her geçiş kimin ve ne zaman yaptığıyla ayrı bir hareket olarak kaydedilir. İkinci fonksiyon portföyde ya da bankada bekleyen ve vadesi önümüzdeki günlerde dolacak evrakı tarih sırasıyla listeler.

type Status = 'portfolio' | 'atBank' | 'endorsed' | 'collected' | 'bounced' | 'returned';
type Instrument = { no: string; dueDate: string; amountMinor: number; status: Status };

// Allowed moves come from a fixed table; anything else is rejected.
const NEXT: Record<Status, Status[]> = {
  portfolio: ['atBank', 'endorsed', 'collected', 'returned'],
  atBank: ['collected', 'bounced', 'portfolio'],
  endorsed: ['bounced'],
  collected: [],
  bounced: ['portfolio', 'collected'],
  returned: [],
};

function move(i: Instrument, to: Status, by: string, at: Date) {
  if (!NEXT[i.status].includes(to)) throw new Error(`${i.status} -> ${to} not allowed`);
  return { instrument: { ...i, status: to }, movement: { no: i.no, from: i.status, to, by, at } };
}

// Open instruments due within the next N days, oldest first.
function dueSoon(list: Instrument[], today: Date, days: number) {
  const limit = today.getTime() + days * 86_400_000;
  return list
    .filter(i => ['portfolio', 'atBank'].includes(i.status) && Date.parse(i.dueDate) <= limit)
    .sort((a, b) => a.dueDate.localeCompare(b.dueDate));
}

Çek senet takibi hangi sistemlerle bağlı olmalı?

Çek ve senet tek başına bir ada olmamalı. Müşteriden alınan evrak, cari hesap takip programı içinde o müşterinin hangi faturasını kapattığıyla birlikte tahsilat olarak görünmeli; karşılıksız çıktığında bakiye kendiliğinden geri açılmalı. Tahsil edilen ya da ödenen evrak muhasebe programı entegrasyonu ile resmi kayıtlara aktarılır. Vade hatırlatmaları her sabah çalışan bir zamanlanmış görev (cron job) ile üretilir, ve evrakı kimin bankaya verebileceği ya da ciro edebileceği rol bazlı yetkilendirme ile sınırlanır.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Evrak sayısı az ve tek bankayla çalışıyorsanız ön muhasebe programlarının çek senet modülü çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım; çok şubeli yapıda evrak şubeler arasında taşınıyorsa, çek senet takibinin satış, sipariş ve kredi limiti kontrolüyle aynı veride çalışması gerekiyorsa ya da saha ekibi evrakı alırken mobilde fotoğrafla kaydetmeliyse anlam kazanır. Karar vermeden önce son aylarda kaç evrakın yeri ya da durumu sorulduğunda hemen cevaplanamadığını sayın; sorunun büyüklüğünü en iyi bu gösterir.

Sonuç

Çek senet takip programı, her evrakın hareket geçmişi tutulduğunda, ciro edilen evrak takipten düşmediğinde ve alınan ile verilen evrak aynı vade takviminde göründüğünde işe yarar. Bu yazı genel bir yazılım rehberidir, hukuki ya da mali danışmanlık değildir. Çek senet sürecinizi mevcut sistemlerinizle birlikte değerlendirmek isterseniz kurumsal çözümler sayfamıza göz atın ya da teklif al formundan bize yazın.